ابزار و تکنیک مدیریت جلسه

 بررسی نحوه استفاده از ابزار و تکنیک مدیریت جلسه برای تشکیل جلسات موثر و نکاتی از تجربیات شخصی خود از مشاوره مدیریت در ایران پیرامون این موضوع

ابزار-و-تکنیک-مدیریت-جلسهدر جلسه مشاوره با یکی از شرکتهای خوب نفت و گازی کشور که کارنامه موفقی در این زمینه دارند ولی به دلیل مشکلات عدیده ی سازمانی، قادر به گسترش و توسعه نیستند، مسئله ایجاد دفتر مدیریت پروژه PMO را مطرح کردم.  پاسخ سریع کارفرما این بود که ما دفتر مدیریت پروژه داریم و نیازی به آن نداریم.  این پاسخ جالب مرا به یاد این خاطره انداخت که خیلی ها می گویند ما PMO داریم، ولی اگر ندانند که چگونه باید آن را اداره کنند، مثل جلسه ای می ماند که می گویند ما داریم ولی به خوبی اداره نمی شود و کارایی که می بایست داشته باشد را ندارد.   از جالب ترین تجربیات شخصی مشاوره مدیریت اینجانب در ایران، اولین جلسه توجیهی یکی از مدیران ارشد یک شرکت ساختمانی حدود ده سال پیش است.  در آن جلسه به مدیریت آن شرکت توصیه کردم که جلسه ای برای هماهنگی با سایر شرکا و هیأت مدیره خود تنظیم کند که کار مشاوره بهبود وضعیت پروژه یکی از کارگاههای ساختمانی آنها را آغاز کنیم.  در جوابم این مدیر ارشد که مهندسی با بیش از پانزده سال سابقه موفق بود خاطره جالب و به یاد ماندنی شد.  ایشان گفتند که جلسه به چه درد می خورد، همه جمع می شوند و با هم بحث و دعوا می کنند و آخر هر کس بلند می شود و کاری که در نظر داشت را انجام می دهد.  به ایشان گفتم که دلیل اینکه جلسات آنها مفید و خوب برگزار نمی شود این است که از ابزار و تکنیک مدیریت جلسه به درستی استفاده نمی کنند.

شاید پس از ده سال از این ماجرا خیلی از مدیران ایرانی با واژه ها و ابزار و تکنیک مدیریت جلسه آشنایی پیدا کرده اند، ولی تا تجربه موفق در راه اندازی جلسات را کسب نکنند، بیشتر این معلومات به صورت تئوری و نظری خواهد بود و کاربردی کردن این نظریه ها مسئله دیگری است.  برای خیلی ها دستور جلسه و صورت جلسه نوشتن از الزامات حضور در جلسات است ولی استفاده از آنها به عنوان ابزار و تکنیک مدیریت جلسه خیلی موثر نبوده است.

پس از اینکه جلسات را به روش علمی و عملی در آن شرکت ساختمانی اجرا کردم، نه تنها در سرعت و کیفیت کارهای کارگاهی آثار مثبت و بازدهی بالا داشت، باعث شد که شرکای بدبین شرکت نیز برای یادگیری و کشف علل موفقیت آن پروژه در جلسات کارگاهی و مشاوره های اینجانب نیز شرکت کنند.

جلسه موثر چیست؟

اولین مطلب این است که بیاموزیم یک جلسه موثر چه اجزایی دارد و کدام بخشها حائز اهمیت است.  اول اینکه جلسه نباید صرفا برای جمع کردن تیم و دریافت گزارشات باشد، گزارش ها را می شود مکتوب با فرصت مناسب و در فرمت بهتر از اعضا تیم دریافت کرد.  هدف جلسات این است که در حضور همه تیم نه تنها از پیشرفت و وضعیت کار مطلع شویم، بلکه برای یافتن راهکار ها و تعریف کارهای جدید و پیگیری کارهای مانده مسئولیت و تاریخ و دستور کار ایجاد کنیم.  دوم اینکه جلسات نیاز به رئیس جلسه، منشی، و راهنما دارد.  رئیس جلسه مدیر ارشد سازمان نیست، بلکه شخصی است که نیازمند اجرای جلسه می باشد، منشی فقط خانم منشی دفتر نیست، بلکه شخصی آگاه و واقف و متخصص در موضوع جلسه که با مسائل مطرح شده در جلسه آشنایی کامل دارد.  راهنما هم شخصی است که باید در حین برگزاری جلسه زمان و پیشرفت جلسه را نظارت کند و در زمانهایی که بحث ها دو نفره و طولانی و بی تاثیر می شوند، با اخطار و یادآوری و داوری از مباحث کشنده زمان جلوگیری کند و کمک کند که جلسه به نحو احسن برگزار شود.  در جلسات کوچک چند نفره، اعضای جلسه می توانند خود نقش رئیس و منشی و راهنما را ایفا کنند.

دستور جلسه

برای اینکه جلسه موثری داشته باشیم، هدف تشکیل جلسه باید از قبل مشخص و دلیل نیاز به حضور برای مدعوین روشن باشد.  هر یک از مدعوین به جلسه باید نقش موثری در جلسه داشته باشند، والا حضور آنها در جلسه بی معنی است و اگر تشکیل جلسه فقط برای اطلاع رسانی می باشد، ارسال صورتجلسه حاضرین موثر به جای صرف وقت تمامی مدعوین در جلسه موثرتر باشد.  دستور جلسه شامل:

  • عنوان جلسه، تاريخ برگزاري، محل برگزاري
  • ساعت شروع، مدت جلسه
  • نام دعوت شدگان به جلسه
  • نام رئیس جلسه، منشی و راهنما
  •  بازنگري مفاد صورت جلسه قبل
  • لیست موضوع های مد نظر از تشکیل جلسه
  • زمان مختص به هر موضوع مطرح شده در دستور جلسه
  • نام مسئولین و جوابگویان هر موضوع و مدارک مورد نیاز برای جلسه

دستور جلسه باید یک هفته قبل جلسه از طریق فکس یا ایمیل به کلیه مدعوین ارسال شود. با داشتن چنین دستور جلسه یک هفته قبل از تشکیل جلسه، مدعوین فرصت لازم برای بررسی و انجام وظائف محول به خود را در طول هفته خواهند داشت و با دست پر به جلسه حضور پیدا خواهند کرد.

برگزاری جلسه

مهم ترین ابزار و تکنیک مدیریت جلسه داشتن یک ساعت دقیق تنظیم شده با ساعت رسمی و مدیریت زمان به کمک آن است. زمان جلسه باید دقیقا در دستور جلسه مشخص شود و جلسه بدون هیچ تاخیری راس ساعت و دقیقه اعلام شده در دستور جلسه طبق ساعت رسمی محلی باید تشکیل شود.  برای حاضرین با تاخیر و غایبین جریمه هایی باید از قبل مشخص شده باشد، که مثلا در جلسه بعدی باید با یک جعبه شیرینی به جلسه بیایند یا اینکه مسئولیت بخشی از کارها به آنها محول خواهد شد تا تنبیه شوند و غیره.  یکی از عللی که حاضرین نامرتب و با تاخیر حاضر می شوند، به این دلیل است که جلسه از نظر آنها بی معنی و غیر مفید و اتلاف وقت گرانبهایشان می باشد.  پس قبل از تشکیل جلسه باید نیاز به جلسه و اهمیت تک تک مدعوین بررسی شود.  بعد از اجرای جلسه راس ساعت و طبق زمان مختص هر موضوع، و اتمام آن رأس ساعت مقرر، حاضرینی که حضورشان در جلسه حائز اهمیت است و جلسه برای رفع نیازهای آنها تشکیل شده بود، با حضور منظم و مرتب خود جلسه را موثر تر و حرفه ای تر خواهند کرد.

در زمان برگزاری جلسه رئیس جلسه به اداره جلسه می پردازد و از حاضرین در خواست می کند که نظرات و معلومات خود را به جلسه ارائه دهند.  منشی کلیه مطالب مورد بحث را خلاصه نویسی می کند و به دنبال هدف، برنامه، و نیاز به عمل بعدی، و زمان اجرای آن و شخص مسئول آن می باشد که در صورتجلسه قید شود.  در صورتیکه رئیس جلسه هریک از نکات فوق را فراموش کرد، وظیفه منشی است که یادآوری کند.  اگر بحث بین هر یک از اعضا طولانی و خارج از موضوع و غیر مفید واقع شد، راهنما با تذکر زمان یا موکول کردن بحث به زمانی دیگر از رئیس جلسه درخواست می کند که موضوع را جمع بندی کند و به موضوع بعدی بپردازند که زمان مختص به هر موضوع و زمان اتمام جلسه طبق برنامه باشد.  یکی از بهترین راههای حل موضوعهای پر مباحثه، ارائه گزارش و نظرات مکتوب به رئیس جلسه و جمع بندی رئیس جلسه و مطرح کردن نتیجه آن برای جلسه بعد می باشد.

صورتجلسه

متاسفانه این ابزار و تکنیک مدیریت جلسه به صورت خیلی ابتدایی در ایران استفاده می شود.  هنوز اهمیت این ابزار برای خیلی از مدیران روشن نیست، برای اینکه هدف آنها از ثبت کردن صورتجلسه فقط سند سازی و کسب امضا و تایید حضار جلسه برای رفع ابهامات و دعاوی آینده می باشد.  در صورتیکه اگر صورتجلسه به درستی نوشته شود و به درستی توزیع شود، به عنوان ابزار و تکنیک مدیریت جلسه یکی از بهترین و موثرترین و مفید تری ابزارها می باشد.

موثر بودن صورتجلسه در نحوه نوشتن، معلومات درج شده، و زمان توزیع آن می باشد که برای حضار جلسه بعدی قابل استفاده باشد و بتوانند طبق توافقات مکتوب آن عمل کنند.  تجربه نشان داده که بیشتر مدیران صورتجلسه را برای ابتدای جلسه بعد آماده کرده تا در ابتدای جلسه به جای دستور جلسه خوانده شود و حضار را یادآوری کنند.  در صورتیکه کار صورتجلسه به عنوان ابزار اصلا این نیست. به فرض اینکه جلسات هفتگی باشند، صورتجلسه را باید همان روز یا روز بعد جلسه تهیه کرد و به کلیه حضار و ذینفعان فکس یا ایمیل کرد وبه آنها دو روز مهلت داد که نظرات و اصلاحات خود را ارائه دهند، اگر اصلاحات حائز اهمیتی قید شود، صورتجلسه باید اصلاح شود و دوباره ارسال گردد تا همه مطلع شوند.  ارسال نکردن اصلاحات و پیگیری نکردن اعمال آنها بعد از دو روز به منزله تایید صورتجلسه است و می توان در جلسه بعدی امضاء ها را دریافت کرد. در صورتجلسه ثبت موارد زیر حائز اهمیت است:

  • خلاصه مذاكرات انجام يافته با قيد نام افراد
  • عناوين پيشنهاد هاي مطرح شده در جلسه با قيد نام افراد
  • شرح مصوبات جلسه با قيد مشخصات زماني و مسئول اجراي هر مصوبه

شرح مصوبات باید با شرح موضوع مصوبات (what)، نام محل اجراي مصوبه (where)، نام فرد مسئول (who)، زمان دقيق اجراي مصوبات (when)، دلايل اجراي مصوبه (why)، چگونگي انجام مصوبه (how) همراه باشد.

خواندن موارد فوق به نظر ساده و آسان می باشد، ولی اجرای آن نیاز به آموزش و تجربه دارد.  از اعضاء تیم خود بخواهید که به نحو احسن در اجرای این موارد دقت و ظرافت به خرج دهند و از یک مشاور خوب و مربی مهارتهای مدیریتی برای پرورش اعضاء تیم خود بهره ببرید.

در آینده به نکات بیشتری در مورد ابزار و تکنیک مدیریت جلسه خواهیم پرداخت.  تا آن زمان خواندن مقالات در این سایت مفید خواهد بود.

You may also like...

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Share This